Darbuotojų naudų registracijos spartinimas naudojant Formize Web Forms

Žmonaus išteklių departamentai susiduria su nuolatiniu spaudimu teikti sklandžią, tikslią ir greitą naudų registracijos patirtį. Tradiciniai popieriniai paketai, el. laiškų priedai ir atskiri skaičiuoklių lapai sukelia butelius, klaidas ir atitikties riziką. Šiuolaikiniai darbuotojai tikisi skaitmeninio, savitarnavimo kelio, kuris prisitaikytų prie jų asmeninių aplinkybių.

Formize Web Forms (https://products.formize.com/forms) siūlo galingą, mažai kodo sprendimą, kuris transformuoja visą registracijos gyvavimo ciklą – nuo atviro registracijos pranešimų iki galutinės duomenų eksporto žmokesčių mokėjimo tiekėjams. Šiame vadove apžvelgsime pagrindines iššūkius, Formize Web Forms pagrindines savybes, žingsnis po žingsnio įgyvendinimo planą, geriausios praktikos patarimus ir matuojamą grąžą (ROI), kurią galite tikėtis.

Turinys

1. Kodėl tradicinė naudų registracija nepavyksta
2. Pagrindinės Formize Web Forms galimybės naudoms
3. Sklandžios registracijos formos kūrimas
4. Sąlyginės logikos automatizavimas planų tinkamumui
5. Realių laiko analizė ir ataskaitos
6. Integravimas su atlyginimų ir naudų tiekėjais
7. Saugumas, atitiktis ir duomenų privatumas
8. Žingsnis po žingsnio diegimo kontrolinis sąrašas
9. Atvejo tyrimas: Vidutinio dydžio technologijų įmonė sumažina registracijos laiką 70 %
10. Ateities perspektyva naudų procesui
11. Išvada

Kodėl tradicinė naudų registracija nepavyksta

Pagrindinės Formize Web Forms galimybės naudoms

Formize Web Forms sukurtas pagal tris stulpus, kurie tiesiogiai sprendžia minėtus skausmo taškus:

1. Dinaminis formų kūrėjas – Vilkti ir numesti laukus, pridėti bylų įkėlimą palaikančių dokumentų tikslams, ir įterpti multimedijos paaiškinimus kiekvienai naudų galimybėi.
2. Sąlyginės logikos variklis – Rodyti arba slėpti sekcijas pagal darbuotojo rolę, vietovę, amžių arba ankstesnius pasirinkimus, užtikrinant, kad būtų rodomi tik tinkami planai.
3. Realiojo laiko analizės skydelis – Sekti užbaigimo rodiklius, planų pasirinkimus ir demografinę struktūrą akimirksniu, leidžiant ŽMŪ įsikišti prieš terminus.

Visos šios galimybės pasiekiamos per naršyklės sąsają, todėl nereikia IT plėtros resursų, norint pradėti naują registracijos kampaniją.

Sklandžios registracijos formos kūrimas

Gerai sukurta forma subalansuoja aiškumą su atitiktimi. Žemiau pateiktas rekomenduojamas išdėstymas:

1. Antraštė – Įmonės logotipas, registracijos laikotarpio datos, kontaktinė informacija
2. Asmeninė informacija – Vardas, darbuotojo ID, gimimo data, adresas
3. Darbo duomenys – Skyrius, pilno/nepilno darbo laiko statusas, vietovė
4. Naudų parinktys – Sveikata, dantų priežiūra, regėjimo priežiūra, gyvybės draudimas, invalidumo draudimas
5. Priklausomų informacija – Pridėti priklausomų eilutes su santykių pasirinkikliu
6. Sutikimas ir pripažinimas – Elektroninio parašo laukas
7. Pateikti – Patvirtinimo puslapis su PDF kvito atsisiuntimo nuoroda

Patarimai dėl skaitomumo

• Naudokite vienos skilties išdėstymą mobiliuosiuose įrenginiuose.
• Pridėkite patarimo (tooltip) piktogramas, kurios nukreipia į planų santraukos PDF.
• Iš anksto užpildykite žinomus laukus duomenimis iš savo ŽMŪ sistemos per CSV importą (Formize palaiko masinį duomenų įkėlimą).

Sąlyginės logikos automatizavimas planų tinkamumui

Sąlyginė logika pašalina poreikį ŽMŪ personalui rankiniu būdu tikrinti tinkamumą. Štai paprastas pavyzdys aukštos dedukcijos sveikatos planui, kuris prieinamas tik darbuotojams, kurių metinės pajamos viršija $60 000.

  flowchart TD
    A["Pradžia: Darbuotojas įveda metinį atlyginimą"] --> B{"Ar atlyginimas > 60000?"}
    B -- Yes --> C["Rodyti HDHP parinktį"]
    B -- No --> D["Slėpti HDHP parinktį"]
    C --> E["Tęsti registraciją"]
    D --> E

Formize kūrimo priemonė leidžia šią vizualinę schemą konvertuoti į taisyklę be programavimo:

1. Pasirinkite Salary lauką.
2. Pridėkite Sąlygą: didesnė nei 60000.
3. Pasirinkite HDHP sekciją ir nustatykite Matomumas = Rodyti pagal šią sąlygą.

Kelios sąlygos gali būti sujungtos, kad būtų tvarkomos sudėtingos situacijos, pvz., valstijos specifiniai reglamentai arba santuokos statusas.

Realiojo laiko analizė ir ataskaitos

Atidarytos registracijos metu ŽMŪ gali stebėti pagrindinius rodiklius gyvai skydelyje:

• Užbaigimo rodiklis – Procentas darbo jėgos, kuri pateikė formą.
• Planų populiarumas – Šilumos žemėlapis, rodantis dažniausiai pasirinktas sveikatos ir papildomas planus.
• Demografinis suskirstymas – Amžiaus, lyties, vietovės analizė, siekiant užtikrinti teisingą aprėptį.
• Klaidų žymės – Formos, kurios nepraeina validacijos (pvz., trūksta priklausomojo SSN), yra paryškintos skubioms užklausoms.

Eksporto parinktys apima CSV, Excel arba tiesioginę integraciją su pirmaujančiomis naudų platformomis per saugų webhook (prieinama skirtuke „Integracijos“).

Integravimas su atlyginimų ir naudų tiekėjais

Kai registracijos langas užsidaro, surinkti duomenys turi būti perkelti į atlyginimų apskaitą ir trečiųjų šalių tiekėjus. Formize siūlo du paprastus kelius:

1. Automatinis CSV eksportas – Nustatykite naktinę užduotį, kuri pristato švarų, stulpeliais susietą failą į saugų SFTP katalogą.
2. API‑bešis webhook – Jei jūsų naudų tiekėjas palaiko HTTPS POST, sukonfigūruokite webhook URL ir susiekite reikiamus laukus tiesiogiai iš formos.

Abu metodai išlaiko audito taką: kiekvienas pakeitimas yra žymimas laiko žyme ir užregistruojamas, atitinka audito reikalavimus, susijusius su ERISA ir ACA atitiktimi.

Saugumas, atitiktis ir duomenų privatumas

Naudų duomenys yra labai jautrūs. Formize atitinka pramonės standartus:

• TLS 1.3 šifravimas duomenims perkelti.
• AES‑256 saugojimui su rotuojamais raktais.
• Rolių pagrindu paremtas prieigos valdymas – Tik ŽMŪ administratoriai gali peržiūrėti visas pateiktas formų duomenis; darbuotojai gali matyti tik savo įrašą.
• GDPR ir CCPA atitiktis – Įdėtos sutikimo varnelės ir duomenų subjekto prašymų darbo srautai.

Konfigūruodami formas, visada įjunkite politiką „Ištrinti po 90 dienų“ įrašams, kurie nebereikalingi ataskaitoms.

Žingsnis po žingsnio diegimo kontrolinis sąrašas

Atvejo tyrimas: Vidutinio dydžio technologijų įmonė sumažina registracijos laiką 70 %

Kontekstas – 350 darbuotojų turinti programinės įrangos įmonė anksčiau naudodavo el. laiškų PDF ir rankinį duomenų įvedimą. ŽMŪ komanda vidutiniškai per registracijos ciklą praleisdavo 120 valandų taisydama klaidas ir susiderindama duomenis.

Sprendimas – Jie įdiegė Formize Web Forms, sukūrė vieną dinaminę registracijos platformą, importavo darbuotojų duomenis iš HRIS, nustatė sąlyginę logiką pagal vietovę, atlyginimą ir šeimos statusą, ir suaktyvino realaus laiko analizės skydelį.

Rezultatai

Įmonė pranešė apie $7 200 darbo išlaidų sumažėjimą ir 10 % registracijos atitikties didėjimą, tiesiogiai prisidedant prie mažesnės ACA baudos rizikos.

Ateities perspektyva naudų procesui

1. Mobilioji pirmiausia optimizacija – Formize automatiškai pateikia formas prisitaikančiai, tačiau apsvarstykite QR kodų pridėjimą ant vidaus komunikacijos lentų, kurie tiesiogiai veda į registracijos portalą.
2. Dirbtinio intelekto pagalba – Integruokite chatbot’ą, galintį atsakyti į dažniausiai pasikartojančius naudų klausimus, naudojant atsakymus iš jūsų planų PDF.
3. Nuolatinis atsiliepimų ciklas – Pridėkite trumpą po registracijos apklausą (Formize Web Forms čia puikiai tinka), kad surinktumėte pasiūlymus kitam ciklui.
4. Daugiametinis planavimas – Saugojami istoriniai registracijos duomenys saugiame duomenų ežere, skirti prognoziniam modeliui apie būsimas naudų išlaidas.

Išvada

Darbuotojų naudų registracijos spartinimui nebereikia didelių popierinių paketų ar beribės skaičiuoklių gimnastikos. Naudojant Formize Web Forms, ŽMŪ komandos gali sukurti vadovaujamą, taisyklėmis valdomą, realaus laiko patirtį, kuri pašalina rankines klaidas, tenkina atitikties įsipareigojimus ir suteikia matomą sąnaudų taupymą.

Pradėkite nuo mažo bandomojo projekto, tobulinkite pagal analitinius duomenis ir išplėskite sprendimą visoms naudų programoms. Rezultatas – sklandesnė registracijos kelionė, patenkinti darbuotojai ir strateginė ŽMŪ funkcija, paruošta ateities darbo rinkai.

Taip pat žiūrėkite

• Human Resource Management Society – Naudų administravimo geriausios praktikos